Il metadato Tipologia documentale
L’allegato 5 alle Linee Guida sul documento informatico “I metadati” prevede che al documento informatico sia associato un metadato Tipologia documentale: Metadato funzionale che indica la tipologia del documento tra quelle trattate per lo svolgimento delle attività.
L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è significativamente agevolata dalla definizione di metadati legati: alla tipologia - “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”
Purtroppo, però, la valorizzazione del metadato è obbligatoria, ma il suo contenuto è lasciato libero: Metadato testuale libero per indicare le tipologie documentali trattate (ad esempio, fatture, delibere, determine, etc).
Per svolgere attività di indicizzazione, individuazione e ricerca sarebbe invece auspicabile vincolare il contenuto del metadato a un dizionario condiviso, in modo analogo a quanto fatto per il metadato Classificazione.
Tipizzare i documenti è fondamentale in tutte le fasi del loro trattamento.
Chi si occupa di trattamento informatico delle informazioni conosce tutte le insidie nascoste dietro a omonimie (stesso nome per cose diverse) e sinonimie (nomi diversi per la stessa cosa). L’ ordinanza contingibile e urgente del sindaco è un documento diverso dall’ordinanza del dirigente. Delibera e deliberazione, determina e determinazione sono nomi diversi dati al medesimo documento.
Individuare una fonte univoca dell'elenco e delle denominazioni dei tipi di documento trattati dai Comuni è il primo passo per a definizione di un vocabolario controllato affidabile.
Il metadato Classificazione
Il metadato Classificazione prevede la possibilità di riportare, oltre all'indice di classificazione e alla sua descrizione, l’URI di pubblicazione del Piano di classificazione.
L'adozione del piano di classificazione condiviso potrebbe essere indicata tramite l'inserimento di un unico URI:
https://www.padocs.it/piano-classificazione
Il metadato Procedimento Amministrativo
Il metadato Procedimento Amministrativo prevede tre campi obbligatori:
- Materia\ Argomento\ Struttura
- Denominazione del Procedimento
- URI di pubblicazione del catalogo
L'adozione di un catalogo condiviso potrebbe essere indicata tramite l'inserimento di un unico URI:
https://www.padocs.it/procedimenti-amministrativi
Il metadato Chiave descrittiva
Il metadato Chiave descrittiva prevede la possibilità di riportare, oltre all'oggetto del documento, fino a cinque parole chiave da utilizzare come chiavi di ricerca.
da compilare facoltativamente attingendo da thesauri o da vocabolari controllati, per evitare ambiguità terminologiche e avere la possibilità di utilizzare il metadato come chiave di ricerca del documento.
La costruzione di un vocabolario controllato condiviso sarebbe un ulteriore passo per la costituzione di sistemi interoperabili.