A norma della legge 241/1990, ogni amministrazione pubblica deve redigere una tabella dei procedimenti amministrativi, contenente la descrizione del procedimento e i tempi per la sua conclusione. Aggiungiamo noi, almeno anche l’enucleazione della tipologia dei documenti prodotti e la classificazione archivistica. Non occorre scendere nel dettaglio per descrivere i procedimenti amministrativi comuni alle amministrazioni pubbliche, anche perché la stragrande maggioranza dei documenti prodotti riguarda procedimenti amministrativi: oltre a quelli inerenti alla propria mission, essi si riferiscono, di norma, alle risorse umane, alle risorse finanziarie, ai beni immobili e ai beni mobili. Così avremo un procedimento amministrativo per il reclutamento del personale, per l’approvazione del bilancio consolidato, per la costruzione di nuove opere edilizie e per la fornitura di beni o servizi.
(G. Penzo Doria, Il fascicolo archivistico: le cinque tipologie e i modelli organizzativi)
La tabella a cui si riferisce G. Penzo Doria è quella di cui all' art. 2, c. 9-bis della Legge 241/90:
Per ciascun procedimento, sul sito internet istituzionale dell'amministrazione è pubblicata, in formato tabellare e con collegamento ben visibile nella homepage, l'indicazione del soggetto o dell'unità organizzativa a cui è attribuito il potere sostitutivo e a cui l'interessato può rivolgersi ai sensi e per gli effetti del comma 9-ter.
La necessità di individuare un elenco dei procedimenti amministrativi è ulteriormente evidenziata dall'art. 4 della Legge 241/90
ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l'unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale.
L'obbligo di pubblicazione dell'elenco dei procedimenti amministrativi è poi sancito dal Decreto legislativo 14-03-2013, n. 33, art. 35:
Le pubbliche amministrazioni pubblicano i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza.
Come avviene per i documenti, la pubblica amministrazione, non gestisce procedimenti arbitrari, ma quelli che una norma le attribuisce il dovere o il potere di gestire e, con qualche cautela dovuta all’ambiguità insita nelle norme, il nome di questi procedimenti è quello che il legislatore ha loro attribuito.
Come sottolinea G. Penzo Doria, esiste una correlazione importante tra procedimento amministrativo, documenti e classificazione funzionale.
Nella costruzione dell'elenco dei procedimenti dei Comuni a ogni procedimento viene attribuita una classifica e vengono associati il documento che ne determina l'avvio e il documento che costituisce il provvedimento finale.