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è corretto classificare?

Vocabolario: 
Piano di organizzazione delle aggregazioni
Proposta di modifica: 
Aggiornamento
Descrizione dettagliata

Il Gruppo di lavoro afferma:

Non sempre i documenti prodotti dal Comune vengono aggregati in base solo all’oggetto e quindi utilizzando il titolario di classificazione; talvolta essi costituiscono serie, in base alla tipologia documentaria (ad esempio, i decreti, le ordinanze, le deliberazioni) o di provenienza (nel senso che sono prodotti dal medesimo ufficio od organo: ad esempio, il Sindaco oppure il Consiglio). Si creano così quelle aggregazioni che il Gruppo ha denominato per comodità repertori, intendendo designare con tale termine quelle serie nelle quali i documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto vengono allineati in ordine cronologico e da tale ordine ricavano un numero identificativo che ha rilevanza giuridica.

Questo contrasta con l'attribuzione della classifica I/6 all'aggregazione (vale anche per altre tipologie di aggregazione)

 

Commento

Credo che la risposta stia qui: (tratto dal titolario)



Invece il repertorio, così come lo ha inteso il Gruppo di lavoro, accogliendo una prassi consolidata nei Comuni, configurandosi come una serie di documenti, non viene classificato, ma viene comunque gestito dal sistema informatico, il cui software deve pertanto prevedere un’apposita funzione.

Il gruppo ha deciso di indicare questi repertori costituiti da documenti con oggetti multipli in coda al titolo I, in quanto essi si riferiscono all’amministrazione generale del Comune.

Nelle linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie il Gruppo indica le tipologie di fascicoli, serie o repertori che si aprono nell’ambito di ciascun titolo e classe. In questa sede vengono elencati in calce ai singoli titoli i “repertori” e le serie riconducibili a quel titolo.

 

A me pare un po' confuso ma lo interpreto come un "il repertorio non lo classifico" ma comunque lo apro nel contesto di una classe (presumo che nell'archivio cartaceo si trovasse fisicamente lì...). Non essendo classificati non li indico nel titolario se non in coda al titolo, mentre nel piano di fascicolazione li colloco comunque in titolo e classe
Non so perchè "per tradizione" non si classifichino, mentrei fascicoli sì. Qui ci vorrebbe un archivista a spiegare la logica che conduce a tale scelta.

Sempre leggendo il titolario:

Si creano così quelle aggregazioni che il Gruppo ha denominato per comodità repertori, intendendo designare con tale termine quelle serie ...

Ne deduco che il repertorio è una Aggregazione documentale informatica di tipo Serie documentale

nelle quali i documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto vengono allineati in ordine cronologico e da tale ordine ricavano un numero identificativo che ha rilevanza giuridica.

Il numero in questione viene registrato in un documento, analogo al Registro di protocollo, che chiamerei Registro di repertorio, che può essere classificato per analogia in I/6.

In questo documento, redatto dalla DGA, leggo:

Oltre ad essere inserito in un fascicolo, un documento può essere inserito in una o più serie documentali, che rappresentano aggregazioni di documenti con caratteristiche omogenee, raggruppati ad esempio in base alla tipologia documentaria (es. delibere, decreti, fatture) o alla provenienza (cioè se prodotti da un medesimo organo, come il Consiglio d’istituto o il Collegio dei docenti) o all’oggetto (es. documenti relativi ad un progetto PON) I documenti all’interno di una serie, non essendo aggregati utilizzando il titolario di classificazione come nel caso dei fascicoli, possono appartenere a titoli e classi differenti tra loro. La serie documentale stessa, quindi, non viene classificata in base alle partizioni del titolario.

Stato: 
In discussione