Elencare e denominare tutti i tipi di documento prodotti dalla pubblica amministrazione locale può sembrare un’operazione terribilmente gravosa, in realtà non è impossibile farlo. La pubblica amministrazione, infatti non tratta documenti arbitrari, ma quelli che una norma le attribuisce il dovere o il potere di trattare, secondo il principio di tipicità. Con qualche cautela dovuta all’ambiguità insita nelle norme, il nome di questi documenti è quello che il legislatore ha loro attribuito.
Individuazione delle tipologie
Ci sono tipologie di documento definite dalle norme che regolano il procedimento amministrativo e l’ordinamento dell’amministrazione:
- Legge 07-08-1990, n. 241Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.
- Decreto legislativo 18-08-2000, n. 267Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali.
- Decreto del Presidente della Repubblica 28-12-2000, n. 445Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
Ci sono poi tipologie specifiche di un dominio, come per esempio l’edilizia (Decreto del Presidente della Repubblica 06-06-2001, n. 380) o alla documentazione finanziaria (Decreto ministeriale 03-04-2013, n. 55).
Infine non bisogna infine dimenticare i documenti specifici dei contesti territoriali, trattati sulla base della legislazione regionale o provinciale.
Nomenclatura delle tipologie
I nomi delle diverse tipologie devono avere un riferimento univoco e condiviso: si tratta del nome loro assegnato dalla norma che li individua. Il Permesso di costruire (non Permesso a costruire!), la Deliberazione del Consiglio comunale, l'Ordinativo di pagamento, il Decreto del Sindaco sono i nomi assegnati ai documenti dal legislatore, e la loro definizione non è opinabile.
Utilizzo delle tipologie
Oltre che per il popolamento del metadato Tipologia documentale definito dall'allegato 5 alle Linee Guida sul documento informatico “I metadati” l'individuazione della tipologia di un documento determina anche l'obbligo di pubblicazione all'albo on-line o nella sezione Amministrazione trasparente con la possibilità di gestire automaticamente numerose pubblicazioni.